Setiap karyawan instansi atau perusahaan memiliki hak untuk memperoleh imbalan dari hasil kerjanya. Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Th 2015 tentang Pengupahan, setiap pengusaha wajib memberikan bukti atau slip gaji kepada karyawannya. Oleh sebab itu, perusahaan wajib mengetahui cara membuat slip gaji untuk bukti resmi pembayaran gaji karyawan.
Apa Itu Slip Gaji?
Slip gaji adalah selembar kertas berisi catatan rincian gaji yang akan diterima oleh karyawan atau pegawai setelah bekerja dalam kurun waktu tertentu misalnya setiap bulan. Nominal rinci slip gaji terdiri dari beberapa komponen pembentuk upah yakni gaji bersih seperti gaji pokok, tunjangan, penambah gaji, dan juga pengurang gaji (nilai pinjaman).
Slip gaji menjadi bukti resmi bagi perusahaan bahwa perusahaan telah melakukan kewajibaan terhadap karyawan dan sebagai dokumentasi pengeluaran dana dari perusahaan. Bagi karyawan, slip gaji adalah bukti yang jelas dari perusahaan, bukti tertulis informasi potongan, setoran pajak, dan rujukan ketika ingin mengajukan pinjaman kredit. (Baca selengkapnya : Manfaat Slip Gaji Bagi Karyawan)
Mengapa Perusahaan Perlu Software Payroll Online?
Pengelolaan gaji karyawan dengan slip gaji online atau online payroll akan sangat menguntungkan dibandingkan pengelolaan secara in house. Saat ini perusahaan-perusahaan mulai beralih ke sistem ini, termasuk menggunakan aplikasi payroll berbasis web dan mobile untuk manajemen sumber daya lainnya secara online. Supaya lebih yakin, berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu beralih ke sistem online payroll
1. Peningkatan Efisiensi
Biasanya sistem slip gaji manual memerlukan setidaknya 1 orang untuk melakukan pemindahan data satau menghitung absen, waktu kerja, tunjangan, pajak, dan kas bon secara manual. Selain itu, karyawan tersebut juga masih harus membuat daftar transfer serta formulir pajak. Tentunya proses ini akan memerlukan waktu yang cukup lama dan harus selesai setiap periode penggajian.
Software payroll online dapat menjadi solusi yang tepat karena dapat melakukan tugas ini secara otomatis atau berdasarkan persetujuan cukup dengan beberapa klik. Dengan software online, HRD dapat membuat ribuan slip gaji dengan mudah dan mengirimkan kepada karyawan melalui email cukup dengan 1 kali klik.
2. Peningkatan Manajemen Karyawan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem online payroll mengatur mayoritas tugas – tugas yang selama ini menyita waktu terkait dengan penggajian. Dengan memilih sistem tersebut, hal ini dapat membebaskan banyak waktu kerja bagi karyawan.
Jadi waktu yang tadinya digunakan untuk mengerjakan penggajian dapat dialokasikan untuk mengerjakan tugas lain sehingga karyawan lebih produktif. Peralihan tersebut juga akan membantu perusahaan untuk menghapus salah satu posisi kerja sehingga menghemat pengeluaran
3. Meminimalisir Potensi Kesalahan
Software payroll online yang otomatis sangat membantu mengurangi human error atau potensi kesalahan manusia. Ketika kalkulasi manual harus dilakukan atau ketika memasukkan suatu informasi, sangat mungkin terjadi kesalahan yang menyebabkaan kehilangan uang perusahaan, ketidakpuasan karyawan, dan masalah kepatuhan regulasi. Dengan menyeleraskan sistem penggajian otomatis, kesalahan – kesalahan tersebut bisa dicegah
4. Akses Untuk Karyawan
Software payroll online kebanyakan memungkinkan manajer dan karyawan mengakses riwayat dan data gaji terbarunya melalui ponsel dan informasi login pribadi. Karyawan tentu akan merasa lebih puas ketika memiliki akses ke informasi tersebut sekaligus dapat menghemat waktu HRD. Ketika HRD dapat mengakses gaji melalui gadget, ini adapat menjadi cara baru untuk melakukan analisis informasi dan membuat checkpoint untuk mencegah kesalahan
5. Memudahkan Kepatuhan
Peraturan perundangan yang sering mengalami perubahan dapat menyebabkan perusahaan terkena imbasan. Potensi kesalahan yang tidak disengaja karena adanya keterlambatan mengadopsi regulasi dapat merugikan perusahaan. Coba bayangkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakan penggajian dengan cara manual di tim HRD yang hanya beranggota 8 orang dengan karyawan berjumlah 1000 orang.
Software payroll dapat memudahkan kepatuhan cukup dengan beberapa langkah. Carilah solusi online yang sesuai peraturan ketenagakerjaan dan sistem perpajakan di Indonesia agar dapat engetahui perubahan peraturan sesegera mungkin dan informasi data karyawan juga dapat terupdate secara otomatis menyesuaikannya.
6. Lebih Murah
Jika melihat jumlah jam kerja yang digunakan oleh keseluruhan staff HRD untuk menghitung dan membuat slip gaji, hal ini tentu membuang baanyak waktu, menyebabkan pekerjaan lebih berat, dan akhirnya berpotensi menyebabkan banyak kesalahan. Dengan mengalihkan ke software online payroll, Anda dan staf dapat memanfaatkan waktu administrative yang kurang bernilai tinggi tersebut untuk membuat program lain yang lebih meningkatkan produktivitas karyawan dan menguntungkan perusahaan
7. Tepat Waktu
Software slip gaji online memastikan bahwa semua deadline waktu pembayaran dan laporan dapat selesai tepat waktu. Ini adalah hal yang jarang dijumpai dengan sistem manual
8. Menyimpan Data Keuangan Karyawan
Software online payroll juga dapat membantu menyimpan informasi penting mengenai keuangan karyawan yang berkaitan dengan perusahaan. Informasi laporan pajak, asuransi, BPJS, dan semua tunjangan sesuai jabatan, cuti dibayar, kas bon, dan lainnya dapat diakses dengan mudah dan dipresentasikan berupa laporan cetak atau email
9. Fleksibel
Software payroll online memungkinkan slip gaji dapat dibuat dari mana pun dan kapan pun secara online. Hal ini tentu sangat berbeda dengan cara konvensional di mana slip gaji dulunya harus selalu dibuat di kantor dan membuang banyak jam kerja.
10. Keamanan dan Kerahasiaan Terjamin
Dengan sistem online, riwayat data gaji akan tersimpan di cloud dengan aman dan tidak perlu takut data akan hilang dari komputer atau laptop karena tercecer atau rusak.
11. Dukungan Layanan Pelanggan
Jangan khawatir jika tiba – tiba mengalami kesulitan karena penyedia layanan payroll online memiliki tim customer service yang siap membantu Anda jika mengalami kesulitan saat menggunakan software. Mereka dengan senang hati akan menjelaskan step by step yang harus dilakukan.
Dengan melihat beberapa alasan di atas, menggunakan software online payroll memang sangat menguntungkan. Untuk itu jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem penggajian online, pastikan Anda membandingkan kebutuhan perusahaan dengan software yang tersedia, termasuk potensi pengembangan fungsi untuk ke depan sehingga tidak harus berganti-ganti vendor.
Dari sekian banyak vendor yang ada, Talenta by Mekari memberikan solusi yang sangat cocok untuk Anda dan memberikan kemudahan dalam memproses slip gaji dan pengelolaan payroll. Jika Anda penasaran dan ingin mengetahui bagaimana cara kerja sistem gaji online tersebut, layanan ini juga memberikan masa trial gratis yang dapat dicoba. Jadi, Anda dapat memastikan bahwa layanan tersebut benar – benar cocok atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain sistem payroll online, layanan ini juga menyediakan absensi android atau sistem absen online melalui perangkat smartphone.